تا همین چند سال پیش، دورکاری برای خیلی‌ها بیشتر شبیه یک رویا بود. اینکه مجبور نباشیم برای رفتن به محل کار، نیم ساعت یا یک ساعت رانندگی کنیم یا سوار اتوبوس شویم، اینکه به جای لباس‌های رسمی و بی‌روح، با لباس راحتی پشت میز بنشینیم و از شر همکاران مزاحم (!) رها شویم، برای بسیاری از ما یک تصویر رویایی از کار کردن است.
البته همه‌گیری کووید-۱۹ سبب شده تعداد کسانی که به دورکاری روی آوردند افزایش یابد. در شش ماه اول همه‌گیری، تعداد کسانی که در کانادا به دورکاری پرداختند بیش از دو برابر شد.
اما دورکاری دردسرهای خودش را هم دارد. سروصدای بچه‌ها، مشخص نبودن مرز زندگی خانوادگی و شغلی و عوامل دیگر همگی بهره‌وری و کارایی‌مان را کاهش می‌دهند. اما برای حل این مشکل، چه کار کنیم؟
لورا وندرکم (کارشناس مدیریت زمان) در کتاب جدیدی با نام «دفتر دنج جدید: چطور موفق‌ترین افراد در خانه کار می‌کنند» (The New Corner Office: How the Most Successful People Work from Home) نتایج دو دهه تحقیق و گفتگو با مدیران و کارمندانی از سراسر جهان را گنجانده است. خانم وندرکم در این کتاب به ارائه توصیه‌هایی کاربردی برای حفظ بهره‌وری هنگام کار در خانه می‌پردازد.
تحول در ساختار یک شرکت با ورود یک توله سگ
نویسنده کتاب، توضیح درباره یکی از مهم‌ترین اصول مربوط به دورکاری را با داستان واقعی مدیر یک شرکت برنامه‌ریزی مراسم عروسی آغاز می‌کند.
مردیت شوارتز که مدیرعامل این شرکت بود، یک توله سگ به عنوان حیوان دست‌آموز می‌خرد. از آنجا که توله سگ‌ها برای عادت کردن به محیط و صاحب خود نیازمند توجه هستند، خانم شوارتز تصمیم می‌گیرد چند هفته در خانه بماند تا در کنار مراقبت از این تازه‌وارد، به صورت آنلاین به انجام کارهایش بپردازد.
خانم شوارتز در ابتدا به شدت نگران بود که این وظیفه جدید و دوری از محل کار موجب کاهش بهره‌وری‌اش شود. اما نتیجه بر خلاف انتظار او بود!
تجربه دورکاری خانم شوارتز آن قدر موفق بود که تصمیم می‌گیرد الگوی دورکاری را برای همه کارکنان شرکت پیاده کند. اما اصلی‌ترین دلیل اثربخشی بالای تجربه خانم شوارتز، در تمرکز بر انجام تکالیف شغلی و اصل قرار ندادن زمان بود.
نکته کلیدی: در هنگام دورکاری، به انجام تکالیف مشخص شده تمرکز کنید و نه زمان انجام کار
در بیشتر ادارات و شرکت‌ها، کارمندان باید سر ساعت مشخص به آنجا بیایند و تا ساعت مشخصی هم در آنجا حضور داشته باشند. اما آیا همه این ساعت‌ها به انجام تکالیف شغلی اختصاص دارد؟ اگر شما هم مثل خیلی دیگر از افراد می‌دانید که پاسخ به این پرسش منفی است!
باید مراقب باشید که در دورکاری، در این تله نیفتید. نباید با خودتان بگویید که حتما باید راس ساعت، کارم را شروع کنم و راس ساعتی مشخص هم آن را به پایان برسانم. ارزیابی عملکرد در دورکاری باید بر اساس تکالیف انجام شده باشد و نه زمان اختصاص یافته برای آن.
نویسنده کتاب پیشنهاد می‌کند که در آخرین روز کاری هفته، یک فهرست از تکالیفی که باید در هفته آینده انجام دهید تهیه کنید. اگر یک یا چند کارمند دارید، از آنها بخواهید که چنین فهرستی برای خودشان تهیه کنند و برای شما بفرستند.
در طول هفته فقط باید بر انجام این تکالیف تمرکز کنید. شاید ساعت ۱۱ صبح توانستید تکالیف آن روز را تمام کنید. در این صورت می‌توانید به سراغ تکالیف فردا بروید و یا حتی اینکه کلا تعطیل کنید! خلاصه اینکه هیچ الزامی ندارد که رویکردی مثل کار اداری را داشته باشید.
درسی از راهبان بودائی در معابد
نویسنده در فصل دیگری از کتاب با بیان الگوی زندگی راهبان بودایی، به یکی دیگر از مهم‌ترین اصول مدیریت زمان و بهره‌وری در دورکاری می‌پردازد.
راهبان معابد هر روز یک برنامه مشخص دارند. برای مثال، پس از برخاستن از خواب، حیاط معبد را جارو می‌کنند، به نظافت بخش‌هایی مشخص می‌پردازند و این برنامه را تا شب به همین صورت پیش می‌برند.
در دورکاری دیگر الزامی به رعایت مقررات سفت‌وسخت محل کار نیست. با این وجود، اگر ساختاری کلی برای زمان‌مان تعریف نکنیم، در دام تنش و کاهش تمرکز می‌افتیم. در واقع آزادی کامل در طول روز سبب می‌شود در انتخاب کارهایی که باید انجام دهیم و زمان آن، با تردیدهایی جدی روبرو شده و در نتیجه انرژی و وقت زیادی را هدر دهیم.
نکته کلیدی: حتما باید یک برنامه زمانی روزانه برای خودمان تعریف کنیم. این برنامه باید با ساختار و ماهیت شغل‌مان همراستا باشد.
نویسنده پیشنهاد می‌کند که در گام اول، یک روش جایگزین را به جای حرکت از خانه به محل کار بیابیم. خارج شدن از خانه، سوار اتوبوس شدن و رسیدن به محل کار، استرس زیادی به همراه دارد. اما باید دقت کنیم که این حرکت به ما کمک می‌کند از نظر ذهنی هم برای کار آماده شویم.
به همین دلیل، باید جایگزینی برای آن بیابیم. این جایگزین می‌تواند چند دقیقه پیاده‌روی در بیرون از خانه یا انجام مدیتیشن باشد. همچنین بهتر است یک جایگزین هم برای پایان کار و آمدن به خانه بیابیم. برای این منظور هم می‌توان کاری مثل انجام خریدهای روزانه از فروشگاه محل و یا پیاده‌روی را قرار داد.
گام دوم، تعیین یک برنامه نه چندان دقیق برای بازه زمانی انجام کارهاست. با اندکی دقت می‌توانیم ساعاتی که هشیاری بیشتری داریم را شناسایی کنیم. مثلا شاید متوجه شوید که بین ساعات ۹ تا ۱۱ صبح و ۵ تا ۷ عصر بیشتر هشیار هستید. در این صورت باید این بازه را به انجام کارهای جدی‌تر و نیازمند توجه بیشتر اختصاص دهید. انجام کارهای مهم در بازه‌هایی که تمرکز بالاتری داریم، می‌تواند بهره‌وری‌مان را به شدت افزایش دهد.
در برنامه‌ریزی زمانی، استراحت را فراموش نکنید. برخی افراد بازه‌های ۱۵ دقیقه‌ای کار و ۵ دقیقه‌ای استراحت را ترجیح می‌دهند. برخی هم دوست دارند ۴۵ دقیقه کار کرده و سپس یک ربع استراحت کنند. شما چطور؟
اهمیت ارتباطات در دورکاری
در فصل دیگری از این کتاب به این نکته اشاره شده که با وجود انزوای ظاهری افراد در دورکاری، همچنان فرصت‌هایی برای ارتباطات اجتماعی وجود دارد. در واقع با اندکی تلاش و برنامه‌ریزی می‌توان ارتباطات دوستانه و سازنده قبلی را حفظ کرد یا چنین ارتباطات صمیمانه و دوستانه‌ای را با سایر همکاران ایجاد کرد.
نکته کلیدی: در دورکاری نیز می‌توان ارتباطات صمیمانه و نزدیک محیط‌های شغلی را حفظ کرد.
نویسنده پیشنهاد می‌کند زمانی به گفتگوهای دوستانه با همکاران اختصاص یابد. برای مثال، اگر هر هفته تماس تصویری با سایر اعضای تیم دارید، می‌توانید ده دقیقه اول را به گپ‌وگفت دوستانه اختصاص داد. همچنین توصیه می‌شود اعضای تیم دورکاری سالی یک یا دو بار در فضای فیزیکی دور هم جمع شوند. ایجاد فضایی راحت برای ارتباط میان افراد در این جمع‌های مجازی و فیزیکی اهمیت زیادی دارد.
ایجاد انگیزه با چالش‌های جدید
یکی از مزایای محیط‌های کار این است که با افراد مختلفی روبرو می‌شویم که همین می‌تواند به ایجاد انگیزه و اشتیاق برای تلاش بیشتر بیانجامد. حس رقابت با همکاران در حد معقول بسیار ارزشمند است. همچنین مشاهده مدیران بالادستی می‌تواند به ما برای طی کردن پله‌های ترقی سازمانی انگیزه بدهد.
اما معمولا در دورکاری در خانه، خبری از اینها نیست! به همین دلیل، باید به دنبال راهی برای ایجاد این چالش‌های جدید برای خودمان باشیم.
نکته کلیدی: با دنبال کردن چالش‌ها و اهداف جدید، می‌توانیم بیشتر از توان بالقوه‌مان استفاده کنیم.
نویسنده چند پیشنهاد در این زمینه دارد.
اولین پیشنهاد، تهیه «فهرست ۱۰۰ آرزو» است. فهرستی از صد آرزوی کوتاه‌مدت و بلندمدت تهیه کنید. محدودیت قائل نشوید و هر چه به ذهن‌تان می‌رسد را بنویسید. پیدا کردن یک راهنمای سرمایه‌گذاری، یادگیری یک مهارت جدید یا راه‌اندازی کسب‌وکار می‌تواند از جمله این اهداف باشد. با نوشتن این فهرست، ذهن‌مان در برابر چالش‌ها و اهداف جدید قرار می‌گیرد.
روش دوم هم تصور کردن هفته ایده‌آل است. از خودتان بپرسید «اگر همه چیز خوب پیش برود، هفته پیش رو چطور خواهد بود؟» برای مثال شاید دوست داشته باشید عصرها ورزش کنید یا اینکه یک روز در میان با خانواده یک فیلم تماشا کنید. این اهداف ملموس و مشخص به ایجاد انگیزه بیشتر کمک می‌کند.
نویسنده کتاب می‌گوید باید به ایده‌های جدیدی که به ذهن‌تان می‌رسد هم توجه کنید. شاید ایده راه‌اندازی یک کسب‌وکار جدید به ذهن‌تان برسد که البته ممکن است نیازمند یادگیری یک مهارت جدید باشید. این ایده‌های جدید می‌تواند زندگی‌تان را برای همیشه متحول کند.
ایجاد محیط کاری راحت و مناسب
فراهم کردن محیط کاری مناسب برای دورکاری از اهمیت زیادی برخوردار است. اگر سابقه دورکاری چندانی ندارید، شاید با خودتان فکر کنید که می‌توانید روی مبل راحتی لم بدهید و با لپ‌تاپ کار کنید. اما در این صورت، پس از چند روز کمردرد و گردن‌درد به سراغ‌تان می‌اید.
نکته کلیدی: با ایجاد محیط کاری راحت، فضای دورکاری بهتری برای خودتان ایجاد کنید.
حتما باید یک میز مناسب و صندلی ارگونومیک تهیه کنید. نور مناسب و گرمایش/سرمایش هم در جای خود اهمیت دارد. اگر آلرژی ندارید، می‌توانید یک سری گل و گیاه هم در اتاق‌تان قرار دهید.
برخی افراد هم هستند که یک دمبل یا زیرانداز یوگا را در اتاق کارشان قرار می‌دهند تا در فواصل زمانی استراحت، به ورزش مشغول شوند.
خلاصه اینکه با انجام این کارها می‌توانید تجربه دورکاری را راحت‌تر و دل‌نشین‌تر کنید.
این کتاب در قالب الکترونیکی از طریق آمازون به قیمت ۹ دلار در دسترس است.
